ЗАТВЕРДЖЕНО         

рішенням зборів суддів               

Жашківського районного суду Черкаської області 

від  19.03.2025 2025року № 2  

Засади використання автоматизованої системи документообігу

 у Жашківському районному суді Черкаської області.

1. Загальні положення

   1.1. У Жашківському районному суді Черкаської області використовується  комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

1.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог  вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів",  Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу України з процедур банкрутства та  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 року №39 (далі – Положення).

1.3. Цими Засадами визначаються особливості розподілу справ між суддями,  порядок формування колегії суддів, підстави для проведення повторного автоматизованого розподілу справ, та інші  правила застосування Положення   про автоматизовану систему документообігу суду.

            1.4. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї  визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

1.5.  Для функціонування автоматизованої системи її користувачі забезпечують:

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової -  справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.6. Збори суддів мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів відповідного суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи.

2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху.

• Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
• На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файлу.

• Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
• Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення.

2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства.

2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

3. Розподіл судових справ між суддями.

• Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

          3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

3.3. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться у тому складі колегії суддів, який визначеною автоматизованою системою  під час реєстрації справи.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження тощо) не є безумовною підставою для проведення заміни такого судді іншим суддею.

Відповідна необхідність у кожному конкретному випадку визначається суддею-доповідачем з урахуванням обставин справи та установлених процесуальним законом строків розгляду справи.

У таких випадках на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службового листа судді-доповідача, автоматизованою системою в автоматичному режимі здійснюється заміна судді-члена колегії, який не може продовжувати участь у розгляді справи з підстав тимчасової непрацездатності, відпустки, відрядження тощо.

На підставі службового листа судді-доповідача, за мотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) автоматизованою системою в автоматичному режимі також здійснюється заміна судді-члена колегії у разі вибуття судді зі складу постійної колегії суддів, припинення повноважень судді тощо.

3.4.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

• під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

3.5. У разі перебування  судді у нарадчій  кімнаті  тривалістю більше двох робочих днів, за службовою запискою  секретаря судового засідання, такий суддя виключається  з автоматизованого розподілу справ на час  його перебування у нарадчій кімнаті.

У службовій записці, яка подається  на ім’я керівника апарату суду, зазначається  час видалення суду до нарадчої кімнати  та час  виходу з нарадчої кімнати.

У разі виникнення потреби у продовженні строку  перебування судді у нарадчій кімнаті, секретар судового засідання  доповідає керівнику апарату про такий факт іншою службовою запискою із зазначенням нового часу  виходу судді  із нарадчої кімнати.

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

• Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

• із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
  • У Жашківському районному суді Черкаської області зборами суддів запроваджено спеціалізацію з розгляду судових справ.
  • Збори суддів обирають, з числа суддів Жашківського районного суду Черкаської області, які мають повноваження на здійснення правосуддя,  на відповідний термін слідчих суддів.
  • Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.
  • Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.
  • У разі відсутності слідчих суддів (відпустка, відрядження, перебування на лікарняному, перебування на навчанні, задоволення відводів, самовідводів та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ), повноваження слідчого судді надаються всім суддям Жашківського районного суду Черкаської області, а порядок розподілу справ даної категорії визначається автоматизованою системою документообігу суду.
  • У разі закінчення повноважень слідчого судді  такий суддя,  як слідчий   суддя,  закінчує розгляд матеріалів кримінального провадження,  автоматизований розподіл яких було здійснено  на нього, як на слідчого суддю,  за наявності  у нього таких повноважень.
  • Прийом та розгляд клопотань про застосування запобіжних заходів (особисте зобов’язання, особиста порука, застава, домашній арешт, тримання під вартою), про дозвіл на затримання з метою приводу у неробочий час, вихідні та святкові дні, здійснюється слідчим суддею та працівниками суду, відповідно до наказів голови суду «Про встановлення чергування слідчого судді та працівників суду у вихідні та святкові дні», «Про продовження робочого часу».
  • Після скасування рішення слідчого судді апеляційною інстанцією з поверненням справи до суду першої інстанції для продовження судового розгляду – визначати в АСДС такого суддю слідчим суддею на час автоматизованого розподілу повернутої справи для продовження розгляду, у випадку, якщо суддя не виконує повноважень слідчого судді на час проведення автоматизованого розподілу справи.  
  • Зборами суддів обирається суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх. Такий суддя обирається з числа суддів Жашківського районного суду Черкаської області,      що мають стаж роботи суддею не менше 10 років на визначений зборами суддів термін.

На час відсутності судді, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, ці обов’язки покладаються на суддю, який має найбільший стаж роботи на посаді судді.

• У випадку, коли суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обирав неповнолітньому обвинуваченому запобіжний захід, виконуючи повноваження слідчого судді, що унеможливлює повторну участь судді у кримінальному провадженні – визначати в АСДС суддю, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, із числа суддів  Жашківського районного суду Черкаської області, який має найбільший  стаж роботи на посаді судді та на час автоматизованого розподілу такого кримінального провадження не виконує повноваження слідчого судді. 
• Колегія суддів для розгляду кримінального провадження у суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями з загальної кількості суддів після постановленої відповідної ухвали  головуючим  у справі суддею.
• У разі одночасного перебування всіх суддів Жашківського районного суду Черкаської області у відрядженнях, відпустках, тимчасовій непрацездатності та в інших, передбачених законом випадках, коли суддя не може здійснювати  правосуддя та брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
• У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 10:00 год. дня невиходу на роботу повідомити про це голову суду. Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально, протягом робочого дня мають бути доведені суддею до відома голови суду, яка негайно передається керівнику апарату суду із подальшим внесенням відповідних відомостей до табелю врахування робочого часу в АСДС. Невиконання суддею правил, визначених п. 4.14 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

• Передача судової справи раніше визначеному судді, проводиться щодо:

• клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;
• судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
• заяви або клопотання, що надійщли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяви про перегляд заочного рішення;

- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень;

- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

5.2. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

5.3. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

6. Особливості повторного автоматизованого розподілу справ у випадках неможливості участі у розгляді справи суддею

6.1.  Збори суддів розглядають питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом, та здійснення автоматизованого розподілу таких судових справ.

6.2.  Раніше визначеному у  судовій справі головуючому судді не передаються справи, відповідно до розділу «Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді», якщо зазначений суддя більше 10 днів перебуває  відпустці, у випадку тимчасової непрацездатності, відрядженні, тощо, що приведе до порушення строків розгляду справи, зазначеної категорії, визначених процесуальним законодавством України. У цьому випадку справи підлягають  автоматизованому розподілу між суддями на загальних підставах.

6.3. У разі задоволення відводу (самовідводу) судді або всього складу суду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу, внаслідок якого визначається інший суддя, інший склад колегії суддів. Підставою для повторного автоматизованого розподілу справи є ухвала судді. Вирішення питання про відвід судді, всього складу суду, здійснюється суддею, який не входить до складу суду, визначається у загальному порядку.

6.4. Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється між суддями за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи у  випадках:

- визначених пунктами 2.3.4, 2.3.21  Положення про автоматизовану систему документообігу суду;

- некоректно внесені відомості, що впливають на автоматизований розподіл судової справи;

- недопустимість повторної участі  судді в розгляді судової справи;

- суддя знаходиться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці по догляду за дитиною;

- суддя протягом тривалого часу тимчасово непрацездатний;

- припинення повноважень судді або настання інших обставин, за яких суддя не може продовжувати розгляд справи.

6.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи, автоматично створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів справи. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення про АСДС.

7. 7. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

7.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

7.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

8. Особливості визначення навантаження на суддів під час автоматизованого розподілу справ.

8.1. Збори суддів зменшують навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади, встановлюють відповідний коефіцієнт навантаження.

 8.2.     У  Жашківського районного суду Черкаської області  визначено коефіцієнт навантаження щодо розгляду судових справ –  100 відсотків голові суду.

9. 9. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

  9.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про АСДС, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

До комісії за посадою входять наступні працівники суду:

Голова комісії - заступник керівника апарату суду;

Члени комісії – старший секретар суду, головний спеціаліст.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

9.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний день після усунення, зазначених у підпункті 9.1 цих Засад, у підпункті 2.3.49 пункту 2.3  Положення  про АСДС  обставин.

9.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 9.1 цих Засад, у підпункті 2.3.49 пункту 2.3  Положення  про АСДС,  розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному зборами суддів.

9.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 9.1. цих Засад та у підпункті 2.3.49 пункту 2.3  Положення  про АСДС, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

10. Прикінцеві та перехідні положення

10.1. Визнати такими, що втратили чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу  Жашківського районного суду Черкаської області, затверджені рішенням зборів суддів № 17 від 03.08.2015року (зі змінами та доповненнями) з дня набрання чинності Засадами використання автоматизованої системи документообігу  Жашківського районного суду Черкаської області, що  затверджені рішенням зборів суддів № 2 від  19.03.2025 року, з 01.04.2025 року.

10.2. Дані Засади використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться до автоматизованої системи, оприлюднюються на веб-сайті  Жашківського районного суду Черкаської області 01.04.2025 року.

10.3. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.